“국무조정실에는 懷疑적인 會議가 없다!”

국무조정실, 회의운영 전문가조직으로 탈바꿈

□ 11. 9일(수) 조영택 국무조정실장과 박성규 교보생명보험 대표이사는 양 기관의 회의문화개선을 위해 상호 협력키로 의견을 나누고, 「회의문화개선 민관협약서」(MOU)를 체결하였다.

◦ 이는 정부부처로서는 최초로 회의문화개선을 위해 민간기업과 협력을 추진하는 것임. 

◦ 이 자리에서 조영택 국무조정실장은 “국무조정실은 회의로 시작해서 회의로 끝나는 조직인만큼, 회의를 혁신하는 것이 국무조정실 변화와 혁신의 첫걸음이다”라면서

◦ “5년 연속으로 능률협회 선정 고객만족경영 대상을 수상하고 동종업계에서 가치혁신과 회의문화를 주도하고 있는 교보생명보험과 상호 협력함으로서, 국무조정실이 회의운영 전문가조직으로 거듭나게 될 것으로 기대한다”고 밝혔다.

◦ 박성규 교보생명 대표이사 부사장은 “국무조정실이 각종 회의를 통해 정책이견과 갈등을 조정하고 국정을 통할하는 능력이 탁월하다”는 점을 강조하며, 이번 MOU체결을 통해 상호 WIN- WIN할 수 있기를 바란다고 말했다.

◦ 이번 회의협력 MOU체결을 계기로 국무조정실과 교보생명보험은 정부와 기업의 회의문화개선을 주도하고 모범적인 사례를 제시하자고 의견을 모았다.

◦ 앞으로 양 기관은 선진화된 회의운영기법과 정보를 상호공유하고 정기적인 협의를 통해 회의문화개선 노력과 성과를 평가하고 향후 개선방안에 대해 논의할 예정이다.

□ 아울러 국무조정실에서는 효율적인 회의운영을 조기에 정착시키고 불필요한 회의를 줄이기 위해「30/60 미팅 캠페인」, 「Meeting Free Zone」을 도입‧실시토록 하였다.

▶ 「30/60 미팅 캠페인」은 짧은 회의는 30분, 긴 회의는 60분으로 제한하는 제도로서 

-  정부정책의 종합ㆍ조정ㆍ지원을 위해 관계부처 및 전문가 등과의 「외부회의」는 60분 이내에 마치고

-  국무조정실 「내부 업무점검회의」등은 30분이내 종료하는 것을 원칙으로 한다.

-  이를 위해 회의실 예약시간은 30/60분 단위로 제한하고, 회의개시 후 30분 또는 60분이 되면 자동적으로 알려주는 타임벨을 회의실에 설치하여 사용하고 있으며, 효율적인 회의진행을 위해 체크리스트와 필수사항을 담은 ‘30/60 가이드라인’을 회의실에 부착하고 있다.

▶ 「Meeting Free Zone」은 오전 9:30～11시, 오후 2:00～4:00 사이에는 가급적 내부회의소집을 자제하여 불필요한 회의개최를 사전에 방지하고, 업무집중도를 최대한 높이기 위한 조치이다.

-  이를 위해 Meeting Free Zone을 알리는 사내방송 실시하고 부득이하게 제한시간대에 회의가 소집될 경우에는 회의참석자들이 주재자에게 자율적으로 벌금을 부과하고 있다.

□ 이외에도 국무조정실에는 회의예약과 회의의제 사전통보, 회의평가를 원스톱으로 관리하고 

◦ 화상회의 뿐 아니라 메신저 회의 등 다양한 회의방식이 가능한 회의운영통합시스템을 내년 상반기까지 구축할 예정이다.

◦ 또한 우리실 회의에 참석하는 외부인들의 편의와 만족도를 높이기 위해 회의실 환경을 개선하고, 부족한 회의실을 확충할 수 있는 방안을 강구할 계획이다.

□ 앞으로 혁신점검회의를 통해 회의운영개선여부를 지속적으로 모니터링하고 

◦ 직원들에 대한 체계적인 교육프로그램을 실시하여 바람직한 회의문화를 정착시켜 나갈 것이다.